Remote Impact Mapping Workshop in Soisy

Lorenzo Massacci • Case Studies • Mar 19, 2020

A case-study by Lorenzo Massacci

La scorsa settimana ho avuto la possibilità di progettare e facilitare un workshop su Impact Mapping con il team di Soisy, da remoto.
Due giorni di workshop completamente online senza post-it, pennarelli e lavagne… Il risultato? Il workshop è stato un successo!

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Partiamo dall’inizio

Soisy è una piattaforma di marketplace lending che permette a investitori privati di finanziare gli acquisti attraverso e-commerce o negozi convenzionati. È quindi sia un metodo di pagamento rateale per e-commerce e chi acquista online, sia un portafoglio di investimenti per investitori.

Dopo aver lavorato a definire Vision e Obiettivi per i prossimi mesi, il team di Soisy mi ha contattato per aiutarli a definire la roadmap di prodotto utilizzando Impact Mapping, la tecnica cooperativa di pianificazione strategica ideata da Gojko Adzic.
La necessità di Soisy era quella di mettere in forte correlazione i loro obiettivi con le azioni da fare per ottenerli, creando un approccio di lavoro che li aiutasse a prendere decisioni strategiche migliori focalizzate sull’impatto da generare piuttosto che sulle cose da fare (Keynote - Impact Mapping - Gojko Adzic).

Come di consueto, ci stavamo organizzando definendo le persone giuste da coinvolgere in modo da poter co-creare gli impatti e la roadmap, traendo il massimo vantaggio derivante dal tenere in considerazione tutti i vari punti di vista (sviluppatori, product owners, sales, supporto, ecc.. ).
Soisy però è un’azienda composta da un team dislocato in 13 città diverse, che da 5 anni lavora in modo completamente distribuito.
Nonostante per loro sia normale creare dei momenti per incontrarsi e lavorare insieme, vedersi in un luogo fisico richiede comunque un grosso impegno economico e di tempo. Ci siamo chiesti allora se potevamo ottenere lo stesso risultato in un workshop da remoto e abbiamo deciso di provarci.

Poi è arrivato il Coronavirus e il nostro piano di fare il workshop da remoto si è rivelato provvidenziale.

Preparazione e Strumenti

La progettazione (il “design”) e la preparazione sono attività chiave per il successo o l’insuccesso del workshop, e da remoto questo è ancora più importante.
Il workshop avrebbe coinvolto 8 persone e inizialmente avevamo pensato a due giorni pieni di lavoro in presenza; nel farlo da remoto abbiamo mantenuto lo stesso intervallo di tempo.
Fare il workshop ognuno dalla sua postazione abituale ci ha permesso di guadagnare tempo non dovendo vincolare gli orari del workshop con quelli degli spostamenti, tempo che abbiamo utilizzato per proteggere i momenti di pausa durante la giornata, indispensabili da remoto per staccare gli occhi dal monitor e alzarsi in piedi a fare due passi.
In un workshop in presenza, le varie attività vengono organizzate in modo da far muovere le persone (stare in piedi, attaccare post-it, dividersi in gruppi…) e questo aiuta molto la capacità del nostro cervello di assorbire informazioni (6 Brain-Science Principles that Trump Traditional Teaching and Training da Training from the back of the room - Sharon L. Bowman).
Da remoto muoversi diventa più difficile, per questo l’utilizzo attento delle pause è indispensabile.
Un altro piccolo aiuto in questa direzione è l’utilizzo di cuffie e microfono wireless che permettono di alzarsi e camminare continuando a ascoltare e interagire.

In generale, i corretti strumenti a supporto di un workshop in videoconferenza sono fondamentali.
Avere buone cuffie e microfono con esclusione del rumore aumenta tantissimo la qualità delle conversazioni, annullando i rumori di fondo.
Non potendo fare pieno affidamento sulla comunicazione non verbale, poter ascoltare bene e senza eccessivo sforzo è veramente molto importante.
Per lo stesso motivo è indispensabile avere una buona connessione internet. La qualità della connessione è importante perché consente di tenere attiva anche una webcam aggiungendo l’enorme valore di vedersi tutti in faccia.
Tale possibilità aumenta il contatto umano e arricchisce tantissimo le informazioni che riusciamo a trasmettere: un sorriso, una faccia stupita o perplessa in certi casi valgono più di mille parole.
Inoltre, potersi vedere aiuta molto anche il facilitatore che osservando le persone può avere meglio feedback di quello che sta succedendo, così da mantenere sotto controllo la situazione senza essere costretto continuamente a chiedere a tutti feedback espliciti.
Come strumento di videoconferenza abbiamo scelto di utilizzare Zoom perché mette a disposizione alcune funzionalità molto utili:

un’ottima interfaccia per poter vedere contemporaneamente le immagini dei partecipanti e lavorare su altre applicazioni
la possibilità di registrare la videoconferenza
la possibilità di creare alla bisogna stanze separate per fare attività in piccoli gruppi.

È stato comunque importante avere dei fallback, Google Meet e Slack nel nostro caso, per far fronte a imprevisti tecnologici (come è poi realmente successo per un breve periodo).

Lo strumento principale di lavoro è stato Miro, che ha sostituito in modo efficace le lavagne e i post-it che non potevamo utilizzare.
Miro ci ha permesso di ottenere online gli stessi risultati dei diversi approcci di co-creazione e visualizzazione di solito utilizzati nei workshop in presenza, offrendoci in alcuni casi anche possibilità aggiuntive.

Nei giorni precedenti al workshop ho creato su Miro tutte le board che avrebbero guidato il team nelle varie fasi di divergenza e convergenza nell’esplorare le varie opzioni e i vari impatti che legano gli obiettivi da realizzare alle iniziative da mettere in campo.
Come facilitatore, l'attività che ha richiesto più tempo di preparazione è stata quella del design della board.
Infatti, una delle responsabilità più importanti è quella di garantire costantemente il focus e questo solitamente avviene utilizzando alla bisogna lavagne, schemi e post-it per rendere visibile ciò che si sta discutendo. Per il workshop, ho dovuto perciò preparare tutte quelle board che potevano essere utili, cercando di anticipare per quanto possibile tutte le eventualità che sarebbero potute accadere.

Esecuzione

Durante l’esecuzione è stato importante rispettare alcune regole, abbastanza naturali per chi è abituato a lavorare da remoto e fare riunioni in videoconferenza.

ognuno connesso da una postazione diversa con le sue cuffie ed il suo microfono
avere postazioni con persone co-locate (più di una per postazione) in grado parlarsi guardandosi in faccia compromette la buona riuscita delle conversazioni perché genera inevitabilmente un’asimmetria informativa tra i partecipanti
telecamera sempre accesa (a meno di problemi di connessione)
si parla uno per volta e chi non parla tiene il microfono spento.
Per quanto banale e semplice buona educazione, parlarsi “sopra” in una videoconferenza ha effetti devastanti sulla capacità di seguire il discorso.
D’altra parte, questa attenzione nel parlare uno per volta impedisce che nascano discussioni parallele (come capita spesso negli incontri in presenza) rendendo molto più semplice mantenere il focus sulla conversazione.
(In caso di team particolarmente indisciplinati, strumenti come Zoom o Google Meet permettono al facilitatore di “mutare” il microfono dei partecipanti).

I momenti di riflessione individuale, la generazione di post-it, dot voting, ordinamenti, matrici, ecc. grazie a Miro si sono svolti in modo molto simile, se non identico, a come avremmo fatto in presenza.
Grazie, poi, alla possibilità di Zoom di dividere in “stanze virtuali” siamo riusciti anche organizzare il lavoro in piccoli gruppi.

Gli strumenti digitali ci hanno dato inoltre nuove possibilità:

poter fare copia e incolla dei contenuti per usarli in modo diverso con un click
poter creare velocemente contenuti più complessi di un post-it quando necessario
possibilità di lavorare a più mani sullo stesso documento
non ultimo, la funzionalità di Miro di poter lasciare commenti in aree della board ci ha permesso di ottimizzare i momenti di raccolta di feedback sui contenuti.

Feedback

«Ha funzionato benissimo l'impostazione da remoto, quasi meglio di quella fisica: organizzata con un rigore e una flessibilità che hanno agevolato questo tipo di attività. Mi sento anche molto meno stanca rispetto a quelli fatti in presenza (anche perché non devo prendere il treno alle 5 del mattino).»

«L’ho trovato molto to the point, e in alcuni momenti anche più efficace del live. Le pause mi sono bastate, pensavo di fare più fatica mentre ne ho fatta il giusto, forse il workshop in presenza è più faticoso a volte.»

«A me è piaciuto molto: penso che il remoto per questo tipo di workshop funziona molto bene. Ammetto di avere una configurazione particolare: sono solo a casa, doppio monitor, ecc, ma il setup in generale del workshop ha funzionato molto bene con tutte le facce su uno schermo, Miro sull’altro, non c’è stato il problema dell’aria che manca, la temperatura, la luce che non c’è... Io me la sono proprio goduta!»

Conclusioni e Lezioni apprese

Da questa esperienza mi porto a casa alcuni utili insegnamenti per i prossimi workshop da remoto.

I tempi possono essere gestiti diversamente: il fatto di essere remoti ci apre alla possibilità di utilizzare il tempo in modo diverso. Per esempio creando intervalli di lavoro più brevi e maggiori pause per staccare, muoversi e rifocillarsi. Per non parlare della possibilità di spalmare il workshop su quattro mezze giornate anziché due giorni pieni.
Questo però va fatto cercando il giusto bilanciamento tra la frammentazione e il bisogno di continuità per non perdere il concetto di “flow” del workshop.
Siamo nella nostra postazione di lavoro abituale, ma stiamo facendo un workshop.
È quindi importante organizzare la propria agenda di conseguenza senza cadere nel tranello inconscio: “sono nella mia postazione, sono in pausa del workshop, ne approfitto per rispondere a qualche mail e sbrigare qualche task”. Le pause sono preziose e non devono essere usate per lavorare.
Tenere a portata di mano qualcosa da mangiare e da bere per fare il pieno di energia e usare le pause per muoversi, aiuta molto la gestione della stanchezza da monitor.
La padronanza con lo strumento (Miro in questo caso) aiuta e velocizza molto.
Un consiglio è quello di fare semplici attività di check in/icebreaker che aiutano tutti a familiarizzare con le funzionalità di base (creare post-it, muoversi sulla board, spostare post-it ecc..).
Dovendo preparare le board prima, si può approfittare per inserire anche istruzioni scritte sull’attività da fare, questo aiuta i partecipanti a non perdersi e rimanere agganciati. (poi le board una volta create per un workshop possono essere copiate e riusate nel workshop successivo ;-) ).
Quando non è possibile per tutti tenere accesa la webcam, assicurarsi che nessuno rimanga indietro coinvolgendo uno ad uno sempre tutti i partecipanti.

In conclusione posso dire che è stata un’esperienza sicuramente positiva e utile, che ha dato al team la possibilità di allinearsi, confrontarsi e decidere insieme. Soprattutto in questo periodo delicato è confortante pensare di avere strumenti per continuare a lavorare.

La predisposizione del team di Soisy ha fatto sicuramente la differenza. Avere infatti dimestichezza ed esperienza con strumenti e approcci di lavoro da remoto e metodologie di co-creazione ha reso questa attività molto più semplice e naturale. Ma è anche vero che l’esperienza la si ottiene provandoci.

Poter fare il workshop da remoto dà dei vantaggi concreti:

ottimizzazione dei tempi e dei costi di spostamento
libertà nella gestione ottimale del proprio spazio (niente stanze con aria consumata dopo due ore di lavoro o troppo calde per alcuni e troppo fredde per altri)
contenuti già in digitale per usi futuri
possibilità di registrare video e audio del workshop
il contatto umano e l’esperienza di stare insieme nella stessa stanza restano per me comunque insostituibili e per certe modalità di workshop (per LEGO® SERIOUS PLAY® o EventStorming) indispensabili.

In questa occasione però abbiamo provato praticamente che fare workshop da remoto è utile e proficuo.
In futuro potremo scegliere, occasione per occasione, l’approccio più efficace.